Il problema: far fare ai clienti i richiami di vaccini e antiparassitari nei tempi giusti. Sotto, gli 8 passi del lavoro e com'è andata, mese per mese.
La data del richiamo era scritta sul libretto. Ma il libretto resta in un cassetto, e l'ambulatorio telefonava solo quando c'era tempo, cioè quasi mai.
La titolare ha continuato a lavorare come sempre, senza fare altro. Abbiamo guardato l'archivio degli animali, quando scadono i richiami e come le cliniche che non ne perdono ricordano le date. Ecco cosa abbiamo controllato in ognuna di queste cinque aree.
Per ognuno abbiamo guardato promemoria, prenotazione e messaggi. In verde i 2 su 20 che mandano un messaggio prima della scadenza.
Abbiamo scelto 10 cliniche veterinarie in Italia con quasi tutti i richiami in tempo e guardato come scrivono ai clienti. Un quadratino per ogni caso studiato.
Così, quando abbiamo parlato con la titolare, sapevamo già quasi tutto. Abbiamo chiesto solo le cose che può sapere soltanto lei.
All'inizio arriva una pagina con sei domande. Si salva da sola, quindi si può fermare e riprendere quando si vuole.
Servono pochi minuti. Per quali richiami ricordare e con che messaggio basta un ok: il lavoro lo facciamo tutto noi.
Perché «Il richiamo di Birba scade il 14» si legge. «Si ricorda il vaccino» no. La dottoressa ha scelto lei il tono.
Lavorano insieme, partendo dalla stessa analisi. Ecco il percorso di una persona, dalla data sul libretto alla visita in ambulatorio.
Una settimana prima e il giorno prima.
Scegliendo l'orario.
Anche il sabato mattina.
Per chi ha appena preso un cucciolo.
Contiamo i richiami fatti alla data giusta.
4 richiami su 10 arrivano in tempo.
Arrivare a 8 richiami su 10 fatti in tempo.
Clienti dell'archivio con un richiamo in scadenza.
Si decide una volta, all'inizio. Da questo momento il lavoro va tutto in questa direzione.
È un documento che la dottoressa Ricci può leggere e capire. Passa sopra ai punti (o toccali) per leggere la spiegazione e cosa abbiamo fatto per Ambulatorio Veterinario Le Querce.
Scriviamo esattamente a quali persone parliamo. Parlare a tutti vuol dire non convincere nessuno.
Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceClienti dell'archivio, con la data del prossimo richiamo.
Come controlliamoGuardiamo quanti prenotano dal messaggio.
Cerchiamo il perché, quello vero. Di solito non è la prima cosa che viene in mente.
Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceLe date c'erano, ma nessuno le ricordava ai clienti, e telefonare a tutti era impossibile.
Come controlliamoContiamo ogni mese i richiami fatti in tempo.
Non scriviamo «ci prendiamo cura dei vostri amici a quattro zampe»: lo dicono tutti. Usiamo fatti veri, verificabili da chiunque.
Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceDue veterinarie, 1.800 animali seguiti, prenotazione dal telefono, aperti il sabato mattina.
Come controlliamoNessuna prova resta ferma: ogni mese ne parla almeno un contenuto.
Ogni canale fa una cosa sola e porta le persone al canale dopo.
Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceIl messaggio ricorda la data. Il sito fa scegliere l'orario. La scheda Google conferma gli orari. L'annuncio porta chi ha un cucciolo nuovo.
Come controlliamoPer ogni canale seguiamo un numero: messaggi mandati, prenotazioni, richiami in tempo, richiami persi.
Un'idea nuova al mese, così sappiamo se è stata lei a fare la differenza.
A ottobre«Il nome nel messaggio»: ogni promemoria comincia con il nome dell'animale.
Come controlliamoConfrontiamo richiami fatti in tempo di ottobre con quelli di settembre.
Decidiamo all'inizio cosa ci farà cambiare piano, così a fine mese è chiaro. Se i numeri crescono, la strategia resta, ma le idee si rinnovano lo stesso.
Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceSe a fine ottobre i richiami in tempo non superano 7 su 10, aggiungiamo un messaggio tre giorni dopo la scadenza.
Come controlliamoPrima di cominciare mettiamo per scritto il numero da raggiungere.
Questo è un post del piano di ottobre di «Le Querce». Qui ci sono le cinque domande e il post: a ogni domanda si colora la parte del post che risponde.
Ogni post ha il suo pubblico, scelto prima. Questo parla a chi ha un gatto con il vaccino in scadenza.
Un messaggio solo, che resta in testa. Qui il messaggio è: il richiamo di Birba scade, prenota quando vuoi.
Invece di scrivere «ci prendiamo cura dei vostri amici», diciamo la data esatta.
Ogni contenuto mostra una cosa che chi guarda non sapeva. Finora il richiamo lo ricordava solo il libretto nel cassetto.
All'inizio si leggono solo le prime righe, sotto la foto. Per questo ora il messaggio arriva con il link per prenotare.
veterinariolequerce Il vaccino di Birba scade il 14.
Ciao Anna, il vaccino di Birba scade il 14. Puoi prenotare qui, anche per sabato mattina.
Prima di pubblicare, le mandiamo ogni post sul telefono esattamente come lo vedranno i suoi clienti, con il testo completo. Dopo il suo sì, lo pubblichiamo noi. Il testo lo ha scelto la dottoressa Ricci, e lo approva prima che parta.
Il piano diventa un calendario. La dottoressa Ricci lo riceve a inizio mese e sa sempre cosa esce, su quale canale e a che ora.
Elenca cosa è stato fatto e cosa si è mosso rispetto al mese precedente. Anche i numeri che scendono finiscono nel report. Tocca le pagine a sinistra per sfogliarlo.
promemoria mandati
pagina di prenotazione
post sulla scheda Google
post su Facebook
risposte alle recensioni
richieste della titolare, tutte risolte
Quando un cliente esce dalla visita, segnate subito la data del prossimo richiamo nel gestionale: senza data il messaggio non parte.
Prima di accendere la campagna le mostriamo tutto: quanto spendiamo, dove, per quanti giorni e cosa scriviamo. Parte quando conferma. Se poi cambia qualcosa, anche solo la cifra, le chiediamo di nuovo l'ok.
Ferie, vaccini nuovi, orari, clienti che non vogliono messaggi: annotiamo tutto e scriviamo cosa abbiamo fatto.
«La seconda veterinaria è in ferie dal 10.»
«Vaccino per la leishmania da ottobre.»
«Il martedì pomeriggio chirurgia.»
«Un cliente non vuole messaggi.»
Dal gestionale si vede subito: 8 richiami su 10 ora arrivano in tempo, e i pomeriggi sono più pieni.
richiami fatti in tempo a novembre
prima 45richiami fatti in tempo in tre mesi
da settembre a novembrerichiami fatti in tempo
prima 4 su 10prenotazioni online
da settembre a novembrecosto di ogni richiamo dagli annunci, a settembre
600 € per 24 richiami fatti in tempoa settimana, il tempo della titolare
le date dei richiami nel gestionaleGrigio: stesso mese dell'anno prima. Rosso: quest'anno.
Agosto è il mese prima di cominciare.
| Ago | Set | Ott | Nov | Differenza | |
|---|---|---|---|---|---|
| Richiami fatti in tempo | 45 | 82 | 96 | 104 | 282 in tre mesi |
| Richiami fatti in tempo dagli annunci | – | 24 | 28 | 24 | 76 in tre mesi |
| Richiami in tempo, su 10 | 4 | 7 | 8 | 8 | da 4 a 8 |
| Prenotazioni online | 0 | 61 | 74 | 80 | 215 in tre mesi |
| Richiami persi | 72 | 40 | 28 | 24 | un terzo |
| Spesa in pubblicità | – | 600 € | 600 € | 600 € | da settembre |
Richiami e visite dal gestionale dell'ambulatorio; messaggi e prenotazioni dal sito. Sono i numeri che ritrova nei report mensili.
Sono due per ogni richiamo, uno o due volte l'anno. Molti clienti hanno risposto «grazie», e chi non li vuole li toglie con un clic.
Il messaggio ricorda la data, il sito fa prenotare, la scheda Google mostra gli orari giusti. Partono tutti dalla stessa analisi iniziale e dalle stesse risposte della dottoressa Ricci.
Circa 10 minuti a settimana (le date dei richiami nel gestionale), più una ventina di minuti all'inizio per le sei domande.