Problema: far tornare i clienti
Ambulatorio veterinario «Le Querce» · Perugia

L'ambulatorio «Le Querce» cura cani e gatti a Perugia dal 2010, ma più della metà dei richiami dei vaccini arrivava in ritardo, o mai.

Il problema: far fare ai clienti i richiami di vaccini e antiparassitari nei tempi giusti. Sotto, gli 8 passi del lavoro e com'è andata, mese per mese.

Aperto nel 2010Due veterinarie1.800 animali in archivio
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Il problema

Da febbraio ad agosto, i richiami fatti in tempo non sono mai arrivati a 55 al mese, su circa 125 in scadenza.

100 al mese: l'obiettivo
Richiami fatti in tempo ogni mese, prima di cominciare.

La data del richiamo era scritta sul libretto. Ma il libretto resta in un cassetto, e l'ambulatorio telefonava solo quando c'era tempo, cioè quasi mai.

Cosa aveva già provato, senza risultato

  • Telefonare a mano: due ore al giorno, e dopo una settimana si smetteva.
  • Un adesivo sul libretto: finiva nel cassetto con il libretto.
  • Un post su Facebook «ricordatevi i vaccini»: lo leggevano altri.
La soluzione

Ecco il lavoro fatto, in ordine.

    Passo 1: prima di toccare qualsiasi cosa, abbiamo studiato tutto.

    La titolare ha continuato a lavorare come sempre, senza fare altro. Abbiamo guardato l'archivio degli animali, quando scadono i richiami e come le cliniche che non ne perdono ricordano le date. Ecco cosa abbiamo controllato in ognuna di queste cinque aree.

    Area 1

    L'ambulatorio veterinario e la sua attività online

    6
    punti verificati
    • Archivio: 1.800 animali, 1.500 con il cellulare.
    • Promemoria: solo telefonate, quando c'era tempo.
    • Richiami in tempo: 4 su 10.
    • Google: 4,9 stelle, 210 recensioni.
    • Prenotazione: solo per telefono, dalle 9 alle 12.
    • Sito: una pagina con indirizzo e numero.
    Area 2

    Chi porta il suo animale dal veterinario

    7
    clienti dell'archivio, per zona 5 minuti15 minuti30 minuti CentroPonte San GiovanniElleraCorcianoSan SistoBastiaPerugia
    • La data del richiamo si dimentica.
    • Un messaggio una settimana prima basta a ricordarla.
    • Si prenota subito se si può farlo dal messaggio.
    • Il nome dell'animale nel messaggio fa leggere.
    Area 3

    Cosa scrive la gente su Google

    28
    ricerche analizzate. Le 5 più fatte a Perugia e dintorni, ogni mese:
    veterinario perugia2.400
    richiamo vaccino cane1.900
    antiparassitario gatto quando1.300
    veterinario aperto sabato perugia210
    le querce veterinario110
    Area 4

    Gli altri: come le cliniche ricordano i richiami

    20
    ambulatori dell'Umbria analizzati

    Per ognuno abbiamo guardato promemoria, prenotazione e messaggi. In verde i 2 su 20 che mandano un messaggio prima della scadenza.

    Area 5

    Le cliniche che non perdono i richiami

    100
    esempi studiati, di 10 attività

    Abbiamo scelto 10 cliniche veterinarie in Italia con quasi tutti i richiami in tempo e guardato come scrivono ai clienti. Un quadratino per ogni caso studiato.

    • Cosa abbiamo imparato: Due messaggi, una settimana prima e il giorno prima, bastano per 8 richiami su 10.
    • Il nome dell'animale nel messaggio raddoppia chi lo apre.
    • Chi può scegliere l'orario dal telefono prenota quasi sempre.

    Così, quando abbiamo parlato con la titolare, sapevamo già quasi tutto. Abbiamo chiesto solo le cose che può sapere soltanto lei.

    Passo 2: chiediamo solo le cose che sa la dottoressa Ricci, una volta sola.

    All'inizio arriva una pagina con sei domande. Si salva da sola, quindi si può fermare e riprendere quando si vuole.

    Servono pochi minuti. Per quali richiami ricordare e con che messaggio basta un ok: il lavoro lo facciamo tutto noi.

    Perché il messaggio parla all'animale?

    Perché «Il richiamo di Birba scade il 14» si legge. «Si ricorda il vaccino» no. La dottoressa ha scelto lei il tono.

    skalo.it/domande/le-querce● Salvato
    Domande · Ambulatorio Veterinario Le Querce0 di 6 risposte
    «Vaccini annuali, antiparassitari, controllo dei cani anziani.»
    «Una settimana prima, e il giorno prima.»
    «Tutti i pomeriggi e il sabato mattina.»
    VaccinoAntiparassitarioControllo+3
    L'ingresso a vetri di un ambulatorio veterinario con un cane al guinzaglio visto di spalleMani con i guanti che controllano la zampa di un cane+ 10 foto in ambulatorio
    ✓ OkUn ok, e il resto lo facciamo noi.
    Come si collegano

    Per «Le Querce» facciamo messaggi, prenotazione online, Google e pubblicità insieme, e ognuno porta al successivo.

    Lavorano insieme, partendo dalla stessa analisi. Ecco il percorso di una persona, dalla data sul libretto alla visita in ambulatorio.

    Messaggi

    Un promemoria con il nome

    Una settimana prima e il giorno prima.

    Sito

    Prenotare dal telefono

    Scegliendo l'orario.

    Google

    La scheda con gli orari veri

    Anche il sabato mattina.

    Pubblicità

    Un annuncio per i nuovi clienti

    Per chi ha appena preso un cucciolo.

    Risultato

    Un richiamo in tempo

    Contiamo i richiami fatti alla data giusta.

    Una cliente di ottobre. Anna ha un gatto, Birba. Una settimana prima riceve: «Il vaccino di Birba scade il 14». Prenota per sabato dal link. Il giorno prima arriva il secondo messaggio. Il richiamo è fatto in orario.
    Ogni canale parte dai passi 1 e 2: per questo il messaggio è uno solo.

    Passo 3: un obiettivo solo, scritto e confermato.

    Il problema

    4 richiami su 10 arrivano in tempo.

    L'obiettivo

    Arrivare a 8 richiami su 10 fatti in tempo.

    Per chi

    Clienti dell'archivio con un richiamo in scadenza.

    Si decide una volta, all'inizio. Da questo momento il lavoro va tutto in questa direzione.

    Confermatodalla dottoressa Ricci

    Passo 4: sei punti di strategia, e per ciascuno il modo di verificarlo.

    È un documento che la dottoressa Ricci può leggere e capire. Passa sopra ai punti (o toccali) per leggere la spiegazione e cosa abbiamo fatto per Ambulatorio Veterinario Le Querce.

    Punto 1 di 6

    Il pubblico: chi ha un richiamo in scadenza

    Scriviamo esattamente a quali persone parliamo. Parlare a tutti vuol dire non convincere nessuno.

    Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceClienti dell'archivio, con la data del prossimo richiamo.

    Come controlliamoGuardiamo quanti prenotano dal messaggio.

    Punto 2 di 6

    Il problema reale: perché i richiami saltavano

    Cerchiamo il perché, quello vero. Di solito non è la prima cosa che viene in mente.

    Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceLe date c'erano, ma nessuno le ricordava ai clienti, e telefonare a tutti era impossibile.

    Come controlliamoContiamo ogni mese i richiami fatti in tempo.

    Punto 3 di 6

    Le prove: i fatti veri che possiamo mostrare

    Non scriviamo «ci prendiamo cura dei vostri amici a quattro zampe»: lo dicono tutti. Usiamo fatti veri, verificabili da chiunque.

    Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceDue veterinarie, 1.800 animali seguiti, prenotazione dal telefono, aperti il sabato mattina.

    Come controlliamoNessuna prova resta ferma: ogni mese ne parla almeno un contenuto.

    Punto 4 di 6

    Il compito di ogni canale

    Ogni canale fa una cosa sola e porta le persone al canale dopo.

    Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceIl messaggio ricorda la data. Il sito fa scegliere l'orario. La scheda Google conferma gli orari. L'annuncio porta chi ha un cucciolo nuovo.

    Come controlliamoPer ogni canale seguiamo un numero: messaggi mandati, prenotazioni, richiami in tempo, richiami persi.

    Punto 5 di 6

    La novità che proviamo

    Un'idea nuova al mese, così sappiamo se è stata lei a fare la differenza.

    A ottobre«Il nome nel messaggio»: ogni promemoria comincia con il nome dell'animale.

    Come controlliamoConfrontiamo richiami fatti in tempo di ottobre con quelli di settembre.

    Punto 6 di 6

    Quando cambiamo strada: lo decidiamo prima

    Decidiamo all'inizio cosa ci farà cambiare piano, così a fine mese è chiaro. Se i numeri crescono, la strategia resta, ma le idee si rinnovano lo stesso.

    Per Ambulatorio Veterinario Le QuerceSe a fine ottobre i richiami in tempo non superano 7 su 10, aggiungiamo un messaggio tre giorni dopo la scadenza.

    Come controlliamoPrima di cominciare mettiamo per scritto il numero da raggiungere.

    Passo 5: nessun post esce se non risponde a cinque domande.

    Questo è un post del piano di ottobre di «Le Querce». Qui ci sono le cinque domande e il post: a ogni domanda si colora la parte del post che risponde.

    1A chi parla?

    Ogni post ha il suo pubblico, scelto prima. Questo parla a chi ha un gatto con il vaccino in scadenza.

    2Cosa resta in testa a chi lo vede?

    Un messaggio solo, che resta in testa. Qui il messaggio è: il richiamo di Birba scade, prenota quando vuoi.

    3Che prova mettiamo?

    Invece di scrivere «ci prendiamo cura dei vostri amici», diciamo la data esatta.

    4Cosa mostra di nuovo?

    Ogni contenuto mostra una cosa che chi guarda non sapeva. Finora il richiamo lo ricordava solo il libretto nel cassetto.

    5Cosa vede chi scorre?

    All'inizio si leggono solo le prime righe, sotto la foto. Per questo ora il messaggio arriva con il link per prenotare.

    Anteprima mandata alla dottoressa Ricci
    veterinariolequercePerugia
    Mai mostrato: la data del richiamo
    Un cane visto di spalle seduto su un tappetino in sala d'attesa
    ♡ ◯ ➤

    veterinariolequerce Il vaccino di Birba scade il 14.

    fin qui si vede, poi Instagram mostra «… altro»

    Ciao Anna, il vaccino di Birba scade il 14. Puoi prenotare qui, anche per sabato mattina.

    ✓ Visto dalla dottoressa Ricci · ora lo pubblichiamo noi

    Prima di pubblicare, le mandiamo ogni post sul telefono esattamente come lo vedranno i suoi clienti, con il testo completo. Dopo il suo sì, lo pubblichiamo noi. Il testo lo ha scelto la dottoressa Ricci, e lo approva prima che parta.

    Il calendario del mese

    Il calendario di ottobre: ogni giorno, cosa pubblichiamo e dove.

    Il piano diventa un calendario. La dottoressa Ricci lo riceve a inizio mese e sa sempre cosa esce, su quale canale e a che ora.

    Ottobre 2026

    Passo 6: l'ultimo giorno del mese le mandiamo un report in PDF.

    Elenca cosa è stato fatto e cosa si è mosso rispetto al mese precedente. Anche i numeri che scendono finiscono nel report. Tocca le pagine a sinistra per sfogliarlo.

    1 / 6
    Report · Ambulatorio Veterinario Le Querce · settembre1 / 6

    Il lavoro fatto a settembre

    980

    promemoria mandati

    1

    pagina di prenotazione

    10

    post sulla scheda Google

    8

    post su Facebook

    16

    risposte alle recensioni

    3

    richieste della titolare, tutte risolte

    Report · Ambulatorio Veterinario Le Querce · settembre2 / 6

    In che posizione compare «Le Querce» su Google

    RicercaAgostoSettembreDifferenza
    veterinario perugia6°3°▲ 3
    richiamo vaccino canePrima non compariva.–9°nuova
    veterinario aperto sabato perugia7°2°▲ 5
    antiparassitario gatto quandoPrima non compariva.–12°nuova
    veterinario corciano5°4°▲ 1
    Report · Ambulatorio Veterinario Le Querce · settembre3 / 6

    Il mese, confrontato con agosto

    Richiami fatti in tempo
    4582
    Prenotazioni online
    061
    Telefonate per prenotareSono scese: ora si prenota dal telefono.
    310190 ▼
    Richiami persi
    7240
    Barra grigia: agosto. Barra rossa: settembre.
    Report · Ambulatorio Veterinario Le Querce · settembre4 / 6
    Due numeri diversi
    Quanti promemoria sono partiti, e quanti richiami sono stati fatti in tempo
    VisualizzazioniRichiami fatti in tempo
    Giorno 1Giorno 10Giorno 20Giorno 30
    Report · Ambulatorio Veterinario Le Querce · settembre5 / 6

    Tre uscite del mese e come sono andate

    Un guinzaglio e una ciotola accanto a una bilancia per animali
    Messaggi · Promemoria980 mandati
    Uno stetoscopio su una coperta da visita
    Sito · Prenotazione720 visite
    La sala d'attesa con sedie e un tappetino per cani
    Google · Post1.400 visualizzazioni
    Report · Ambulatorio Veterinario Le Querce · settembre6 / 6
    Il consiglio del mese
    Quando un cliente esce dalla visita, segnate subito la data del prossimo richiamo nel gestionale: senza data il messaggio non parte.
    Cosa ci serve: le date dei richiami di ottobre controllate.
    A ottobre

    Cosa facciamo

      A ottobre«Il nome nel messaggio»: ogni promemoria comincia con il nome dell'animale.

    Passo 7: la pubblicità parte solo dopo il suo ok.

    Prima di accendere la campagna le mostriamo tutto: quanto spendiamo, dove, per quanti giorni e cosa scriviamo. Parte quando conferma. Se poi cambia qualcosa, anche solo la cifra, le chiediamo di nuovo l'ok.

    Anteprima della campagnaFacebook e Instagram
    ObiettivoFar conoscere l'ambulatorio a chi ha appena preso un cucciolo
    DoveEntro 15 minuti dall'ambulatorio
    QuandoDal 1° al 30 settembre
    Cosa scriviamo«Un cucciolo nuovo in casa? Prima visita e calendario dei vaccini, con promemoria sul telefono.»
    Dove portaAlla pagina di prenotazione
    Quanto spendiamo500 €
    Approvata27 agosto
    Da riapprovarela cifra è cambiata
    Approvatadi nuovo, 29 agosto
    Nella stessa anteprimaPagina 2

    Le correzioni per il mese dopo

    Cosa facciamoMandiamo il primo messaggio sette giorni prima, non cinque.
    PerchéCosì c'è tempo per trovare un orario.
    Cosa serve da leiNiente.
    Cosa facciamoMettiamo il sabato mattina nel messaggio.
    PerchéChi lavora non sapeva di poter venire.
    Cosa serveNiente.
    Cosa facciamoTogliamo i paesi oltre 20 minuti.
    PerchéDa lì vengono in pochi.
    Cosa serve da leiServe un altro ok: cambia la zona.
    Mentre è accesaControlliamo ogni settimana quanto si è speso e a quante persone è arrivata.
    Se qualcosa non vaLa sistemiamo e nel report spieghiamo la modifica.
    A fine campagnaLe mandiamo il resoconto e la proposta per il mese dopo.

    Passo 8: ogni richiesta viene scritta e riceve una risposta.

    Ferie, vaccini nuovi, orari, clienti che non vogliono messaggi: annotiamo tutto e scriviamo cosa abbiamo fatto.

    Messaggio · 3 settembre

    «La seconda veterinaria è in ferie dal 10.»

    ✓Fatto: meno orari sul sito quella settimana.
    Telefonata · 12 settembre

    «Vaccino per la leishmania da ottobre.»

    ✓Fatto: un promemoria nuovo.
    Novità · 20 settembre

    «Il martedì pomeriggio chirurgia.»

    ✓Fatto: niente richiami quel pomeriggio.
    Modifica · 28 settembre

    «Un cliente non vuole messaggi.»

    ✓Fatto: tolto dall'elenco.

    I risultati

    Cosa è cambiato in tre mesi, da settembre a novembre.

    Dal gestionale si vede subito: 8 richiami su 10 ora arrivano in tempo, e i pomeriggi sono più pieni.

    104

    richiami fatti in tempo a novembre

    prima 45
    282

    richiami fatti in tempo in tre mesi

    da settembre a novembre
    8 su 10

    richiami fatti in tempo

    prima 4 su 10
    215

    prenotazioni online

    da settembre a novembre
    25€

    costo di ogni richiamo dagli annunci, a settembre

    600 € per 24 richiami fatti in tempo
    10min

    a settimana, il tempo della titolare

    le date dei richiami nel gestionale

    Richiami fatti in tempo, mese per mese

    Grigio: stesso mese dell'anno prima. Rosso: quest'anno.

    Anno primaQuest'anno

    Mese per mese

    Agosto è il mese prima di cominciare.

    AgoSetOttNovDifferenza
    Richiami fatti in tempo458296104282 in tre mesi
    Richiami fatti in tempo dagli annunci–24282476 in tre mesi
    Richiami in tempo, su 104788da 4 a 8
    Prenotazioni online0617480215 in tre mesi
    Richiami persi72402824un terzo
    Spesa in pubblicità–600 €600 €600 €da settembre
    Pubblicità di settembre600 €spesi in 4 settimane
    →
    Arrivati dagli annunci24richiami fatti in tempo
    →
    Costo di ognuno25 €per ogni richiamo

    Richiami e visite dal gestionale dell'ambulatorio; messaggi e prenotazioni dal sito. Sono i numeri che ritrova nei report mensili.

    Domande frequenti

    I messaggi non sono troppi?

    Sono due per ogni richiamo, uno o due volte l'anno. Molti clienti hanno risposto «grazie», e chi non li vuole li toglie con un clic.

    Come lavorano insieme messaggi, sito e Google?

    Il messaggio ricorda la data, il sito fa prenotare, la scheda Google mostra gli orari giusti. Partono tutti dalla stessa analisi iniziale e dalle stesse risposte della dottoressa Ricci.

    Quanto tempo deve dedicarci la dottoressa Ricci?

    Circa 10 minuti a settimana (le date dei richiami nel gestionale), più una ventina di minuti all'inizio per le sei domande.

    Altri casi

    Qui sotto ci sono altri casi, con problemi diversi.

    Altri casi: far tornare i clienti →Tutte le aree professionali