Il problema: non perdere i tavoli per le disdette dell'ultimo minuto. Sotto, gli 8 passi del lavoro e com'è andata, mese per mese.
Ogni settimana in media 11 tavoli venivano disdetti nelle ultime tre ore, o non si presentava nessuno. Le prenotazioni arrivavano tutte per telefono, senza conferma. E chi chiamava dopo trovava «tutto pieno».
I titolari hanno continuato a lavorare come sempre, senza fare altro. Abbiamo guardato le prenotazioni di sei mesi, quando arrivano le disdette e come fanno i ristoranti che non perdono i tavoli. Ecco cosa abbiamo controllato in ognuna di queste cinque aree.
Per ognuno abbiamo guardato prenotazione online, conferma e lista d'attesa. In verde i 5 su 20 con la conferma automatica e la lista d'attesa.
Abbiamo scelto 10 ristoranti italiani con poche disdette e studiato come gestiscono le prenotazioni. I quadratini sono i casi, uno per uno.
Così, quando abbiamo parlato con i titolari, sapevamo già quasi tutto. Abbiamo chiesto solo le cose che possono sapere soltanto loro.
Sei domande, tutte su una pagina. Non serve finirla subito, le risposte restano salvate.
Servono pochi minuti. Per orari della conferma e regole della lista d'attesa basta un ok: il lavoro lo facciamo tutto noi.
Perché in un'osteria fa scappare. Un messaggio di conferma e una lista d'attesa bastano, e non mettono a disagio nessuno.
Ogni canale passa la persona al successivo. Ecco il percorso di una persona, dalla prenotazione al tavolo occupato.
Dalla scheda Google o dal sito.
Con un tocco per disdire.
E riceve il tavolo liberato.
A chi abita vicino.
Contiamo le serate piene.
Ogni sera restano tavoli vuoti per disdette.
Arrivare a 20 serate al mese con la sala piena.
Chi prenota all'osteria e chi trova «tutto pieno».
Lo confermiamo una volta sola, all'inizio. Ogni post, pagina e annuncio successivo punta qui.
È un documento che i titolari possono leggere e capire. Passa sopra ai punti (o toccali) per leggere la spiegazione e cosa abbiamo fatto per Osteria del Portico.
Scegliamo con cura a chi parlare. Se proviamo a parlare a tutti, i post non convincono nessuno.
Per Osteria del PorticoClienti che prenotano all'osteria, e chi cerca un tavolo all'ultimo.
Come controlliamoGuardiamo quanti tavoli liberati si riempiono.
Cerchiamo la causa vera del problema. Spesso è diverso da quello che sembra.
Per Osteria del PorticoLe prenotazioni erano a voce, senza conferma. Chi disdiceva lo faceva tardi, e chi era in attesa non lo sapeva.
Come controlliamoContiamo ogni sera disdette e tavoli riempiti.
Non scriviamo «un'esperienza autentica di cucina romagnola»: lo dicono tutti. Mettiamo fatti che si possono controllare.
Per Osteria del PorticoPasta tirata a mano ogni mattina, 54 coperti, cappelletti e passatelli, aperti tutte le sere tranne il lunedì.
Come controlliamoOgni mese ogni prova deve comparire in almeno un contenuto.
I canali lavorano in fila: ognuno ha il suo lavoro e passa la persona al prossimo.
Per Osteria del PorticoLa prenotazione online prende i dati giusti. Il messaggio conferma. La lista d'attesa riempie i buchi. L'annuncio porta gente a metà settimana.
Come controlliamoPer ogni canale seguiamo un numero: prenotazioni, conferme, disdette, tavoli riempiti dalla lista, serate piene.
Ogni mese una sola idea nuova, per misurarla bene.
A ottobre«Il tavolo liberato»: chi è in lista riceve il messaggio appena si libera un posto.
Come controlliamoConfrontiamo serate con la sala piena di ottobre con quelli di settembre.
Scriviamo prima quale numero ci farebbe cambiare strada. Quando i numeri vanno bene, non cambiamo rotta, però aggiungiamo idee nuove.
Per Osteria del PorticoSe a fine ottobre le serate piene non superano le 16, anticipiamo la conferma alle 13.
Come controlliamoIl numero da raggiungere lo scriviamo prima di iniziare.
Questo è un post del piano di ottobre di «del Portico». Accanto al post ci sono le domande; ognuna accende la sua parte.
Ogni post ha il suo pubblico, scelto prima. Questo parla a chi voleva venire sabato e ha trovato pieno.
Un messaggio solo, che resta in testa. Qui il messaggio è: mettiti in lista, se si libera un tavolo è tuo.
Invece di scrivere «esperienza autentica», mostriamo la sfoglia tirata a mano alle 17.
Ogni uscita racconta un dettaglio che la gente non conosceva. Finora chi trovava pieno andava altrove.
Su Instagram, prima di toccare «altro», si vedono solo la foto e le prime righe del testo. Per questo ora la lista d'attesa sta sulla scheda e sul sito.
osteriadelportico Il sabato è pieno? Mettiti in lista.
Se un tavolo si libera, ti scriviamo subito. Intanto, la sfoglia per stasera è già tirata.
Prima di pubblicare, mandiamo loro ogni post sul telefono esattamente come lo vedranno i loro clienti, con il testo completo. Lo guardano, poi lo pubblichiamo noi. Le foto le fanno i titolari in cucina, con il telefono.
Dal piano nasce il calendario. I titolari lo ricevono a inizio mese e sanno sempre cosa esce, su quale canale e a che ora.
Dentro c'è il lavoro del mese e il confronto con il mese precedente. I cali li scriviamo, come i successi. Usa le pagine a sinistra per sfogliarlo.
prenotazione online sulla scheda e sul sito
messaggio di conferma automatico
lista d'attesa sul telefono
foto nuove della sala
risposte alle recensioni
richieste dei titolari, tutte risolte
Quando qualcuno prenota per telefono, chiedetegli il cellulare e ditegli che riceverà un messaggio alle 15: così se lo aspetta e risponde.
Prima di accendere la campagna mostriamo loro tutto: quanto spendiamo, dove, per quanti giorni e cosa scriviamo. Parte solo dopo il loro ok. Se poi cambia qualcosa, anche solo la cifra, chiediamo loro di nuovo l'ok.
Chiusure, tavoli grandi, orari nuovi, conferme: annotiamo tutto e scriviamo cosa abbiamo fatto.
«Chiusi il 10 per un matrimonio.»
«Tavolo grande da 12 solo il sabato.»
«Da ottobre la domenica anche a pranzo.»
«La conferma alle 14 la domenica.»
Le prenotazioni crescono poco; quello che è cambiato sono i tavoli vuoti: quasi tutti ora si riempiono, grazie alla conferma e alla lista d'attesa.
serate con la sala piena a novembre
prima 6serate con la sala piena in tre mesi
da settembre a novembredisdette nelle ultime tre ore
da 44 a 12 al mesetavoli riempiti dalla lista d'attesa
da settembre a novembrecosto di ogni tavolo dagli annunci, a settembre
600 € per 70 tavolia settimana, il tempo dei titolari
le sere chiuse del meseLe barre grigie sono l'anno prima, quelle rosse quest'anno.
Agosto è il mese prima di cominciare.
| Ago | Set | Ott | Nov | Differenza | |
|---|---|---|---|---|---|
| Serate con la sala piena | 6 | 16 | 19 | 21 | 56 in tre mesi |
| Tavoli prenotati dagli annunci | – | 70 | 85 | 90 | 245 in tre mesi |
| Disdette nelle ultime tre ore | 44 | 19 | 15 | 12 | −73% |
| Tavoli riempiti dalla lista d'attesa | 0 | 31 | 36 | 39 | 106 in tre mesi |
| Prenotazioni online | – | 190 | 240 | 270 | 700 in tre mesi |
| Spesa in pubblicità | – | 600 € | 600 € | 600 € | da settembre |
Prenotazioni, disdette e lista d'attesa dal sistema di prenotazione; serate piene dal registro dell'osteria. Sono gli stessi numeri che trovano nei report di fine mese.
Era stata provata: molti mettevano giù il telefono. La conferma con un tocco non fa scappare nessuno.
La prenotazione online prende il cellulare, il messaggio conferma, la lista d'attesa riempie i tavoli liberati.
Circa 10 minuti a settimana (le sere chiuse del mese), più una ventina di minuti all'inizio per le sei domande.