Problema: prenotazioni e richieste
Osteria «del Portico» · Ravenna

L'osteria «del Portico» ha 54 coperti nel centro di Ravenna, ma ogni sera fino a 4 tavoli restavano vuoti per disdette all'ultimo minuto.

Il problema: non perdere i tavoli per le disdette dell'ultimo minuto. Sotto, gli 8 passi del lavoro e com'è andata, mese per mese.

Dal 200954 copertiCucina romagnola
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Il problema

Da febbraio ad agosto, la sala era piena al massimo 7 sere al mese, anche se le prenotazioni c'erano.

20 al mese: l'obiettivo
Serate al mese con tutti i tavoli occupati, prima di cominciare.

Ogni settimana in media 11 tavoli venivano disdetti nelle ultime tre ore, o non si presentava nessuno. Le prenotazioni arrivavano tutte per telefono, senza conferma. E chi chiamava dopo trovava «tutto pieno».

Cosa era già stato tentato

  • Chiedere la carta di credito al telefono: molti mettevano giù.
  • Richiamare tutti la mattina: un'ora al giorno, e spesso non rispondevano.
  • Prenotare più tavoli del dovuto: due sere con la gente in piedi ad aspettare.
La soluzione

Qui sotto il percorso, un passo alla volta.

    Passo 1: prima l'analisi, poi il lavoro.

    I titolari hanno continuato a lavorare come sempre, senza fare altro. Abbiamo guardato le prenotazioni di sei mesi, quando arrivano le disdette e come fanno i ristoranti che non perdono i tavoli. Ecco cosa abbiamo controllato in ognuna di queste cinque aree.

    Area 1

    L'osteria e la sua attività online

    6
    cose guardate da vicino
    • Prenotazioni: tutte per telefono.
    • Conferma: nessuna.
    • Disdette all'ultimo: 11 tavoli a settimana.
    • Lista d'attesa: su un foglio, mai usata.
    • Google: 4,6 stelle, 640 recensioni.
    • Sito: nessun modo di prenotare.
    Area 2

    Chi prenota all'osteria

    7
    da dove arrivano i clienti CentroRavennaMare CentroDarsenaSan RoccoMarina di RavennaPunta MarinaLido AdrianoRavenna
    • Si prenota per telefono, spesso giorni prima.
    • Si disdice poco prima, o ci si dimentica.
    • Un messaggio di conferma il giorno stesso fa ricordare.
    • Chi trova pieno prova la sera dopo, se glielo proponi.
    Area 3

    Le ricerche su Google della zona

    28
    ricerche analizzate. Le 5 più fatte a Ravenna e dintorni, ogni mese:
    osteria ravenna1.900
    dove mangiare a ravenna6.600
    cappelletti ravenna590
    ristorante centro ravenna prenotare480
    osteria del portico260
    Area 4

    Gli altri: come prenotano i ristoranti del centro

    20
    ristoranti di Ravenna analizzati

    Per ognuno abbiamo guardato prenotazione online, conferma e lista d'attesa. In verde i 5 su 20 con la conferma automatica e la lista d'attesa.

    Area 5

    I ristoranti che perdono meno tavoli

    100
    esempi guardati in 10 attività

    Abbiamo scelto 10 ristoranti italiani con poche disdette e studiato come gestiscono le prenotazioni. I quadratini sono i casi, uno per uno.

    • Cosa abbiamo imparato: Un messaggio di conferma alle 15 del giorno stesso dimezza le disdette.
    • Una lista d'attesa sul telefono riempie quasi tutti i tavoli liberati.
    • Chi prenota online disdice di meno di chi prenota a voce.

    Così, quando abbiamo parlato con i titolari, sapevamo già quasi tutto. Abbiamo chiesto solo le cose che possono sapere soltanto loro.

    Passo 2: chiediamo solo le cose che sanno i titolari, una volta sola.

    Sei domande, tutte su una pagina. Non serve finirla subito, le risposte restano salvate.

    Servono pochi minuti. Per orari della conferma e regole della lista d'attesa basta un ok: il lavoro lo facciamo tutto noi.

    Perché non chiedere la carta di credito?

    Perché in un'osteria fa scappare. Un messaggio di conferma e una lista d'attesa bastano, e non mettono a disagio nessuno.

    skalo.it/domande/osteria-del-portico● Salvato
    Domande · Osteria del Portico0 di 6 risposte
    «Alle 15 del giorno della prenotazione.»
    «Entro le 17, con un tocco.»
    «Chi ha chiesto lo stesso orario, in ordine.»
    ConfermaDisdettaLista+3
    Il portico di un'osteria nel centro di Ravenna, lanterne accese la seraMani che tirano la sfoglia con il mattarello su un tavolo infarinato+ 14 foto della sala
    ✓ OkBasta l'ok, sistemiamo tutto noi.
    Come si collegano

    Per «del Portico» facciamo prenotazioni online, messaggi, Google e pubblicità insieme, e ognuno porta al successivo.

    Ogni canale passa la persona al successivo. Ecco il percorso di una persona, dalla prenotazione al tavolo occupato.

    Prenotazioni

    Prenotare dal telefono

    Dalla scheda Google o dal sito.

    Messaggi

    La conferma alle 15

    Con un tocco per disdire.

    Lista d'attesa

    Chi trova pieno si mette in fila

    E riceve il tavolo liberato.

    Pubblicità

    Un annuncio per le sere a metà settimana

    A chi abita vicino.

    Risultato

    Un tavolo occupato

    Contiamo le serate piene.

    Una coppia di ottobre. Marta prova a prenotare per sabato alle 20: è pieno. Si mette in lista d'attesa dal telefono. Alle 17 un tavolo si libera e le arriva un messaggio: «Il tavolo è vostro, confermate?». Alle 20 sono seduti.
    Tutto parte dalla stessa analisi (passo 1) e dalle stesse risposte (passo 2): per questo ogni canale dice le stesse cose.

    Passo 3: l'obiettivo, nero su bianco, con il sì di chi decide.

    Il problema

    Ogni sera restano tavoli vuoti per disdette.

    L'obiettivo

    Arrivare a 20 serate al mese con la sala piena.

    Per chi

    Chi prenota all'osteria e chi trova «tutto pieno».

    Lo confermiamo una volta sola, all'inizio. Ogni post, pagina e annuncio successivo punta qui.

    Confermatodai titolari

    Passo 4: scriviamo la strategia in sei punti, e per ognuno diciamo come controlliamo se funziona.

    È un documento che i titolari possono leggere e capire. Passa sopra ai punti (o toccali) per leggere la spiegazione e cosa abbiamo fatto per Osteria del Portico.

    Punto 1 di 6

    Il pubblico: chi prenota e chi trova pieno

    Scegliamo con cura a chi parlare. Se proviamo a parlare a tutti, i post non convincono nessuno.

    Per Osteria del PorticoClienti che prenotano all'osteria, e chi cerca un tavolo all'ultimo.

    Come controlliamoGuardiamo quanti tavoli liberati si riempiono.

    Punto 2 di 6

    Il problema reale: perché i tavoli restavano vuoti

    Cerchiamo la causa vera del problema. Spesso è diverso da quello che sembra.

    Per Osteria del PorticoLe prenotazioni erano a voce, senza conferma. Chi disdiceva lo faceva tardi, e chi era in attesa non lo sapeva.

    Come controlliamoContiamo ogni sera disdette e tavoli riempiti.

    Punto 3 di 6

    Le prove concrete

    Non scriviamo «un'esperienza autentica di cucina romagnola»: lo dicono tutti. Mettiamo fatti che si possono controllare.

    Per Osteria del PorticoPasta tirata a mano ogni mattina, 54 coperti, cappelletti e passatelli, aperti tutte le sere tranne il lunedì.

    Come controlliamoOgni mese ogni prova deve comparire in almeno un contenuto.

    Punto 4 di 6

    Il ruolo di ogni canale: cosa deve fare ognuno

    I canali lavorano in fila: ognuno ha il suo lavoro e passa la persona al prossimo.

    Per Osteria del PorticoLa prenotazione online prende i dati giusti. Il messaggio conferma. La lista d'attesa riempie i buchi. L'annuncio porta gente a metà settimana.

    Come controlliamoPer ogni canale seguiamo un numero: prenotazioni, conferme, disdette, tavoli riempiti dalla lista, serate piene.

    Punto 5 di 6

    Una prova al mese

    Ogni mese una sola idea nuova, per misurarla bene.

    A ottobre«Il tavolo liberato»: chi è in lista riceve il messaggio appena si libera un posto.

    Come controlliamoConfrontiamo serate con la sala piena di ottobre con quelli di settembre.

    Punto 6 di 6

    Quando cambiare strada: lo scriviamo all'inizio

    Scriviamo prima quale numero ci farebbe cambiare strada. Quando i numeri vanno bene, non cambiamo rotta, però aggiungiamo idee nuove.

    Per Osteria del PorticoSe a fine ottobre le serate piene non superano le 16, anticipiamo la conferma alle 13.

    Come controlliamoIl numero da raggiungere lo scriviamo prima di iniziare.

    Passo 5: ogni post del piano risponde a cinque domande prima di uscire.

    Questo è un post del piano di ottobre di «del Portico». Accanto al post ci sono le domande; ognuna accende la sua parte.

    1A chi parla?

    Ogni post ha il suo pubblico, scelto prima. Questo parla a chi voleva venire sabato e ha trovato pieno.

    2Cosa deve ricordarsi chi lo vede?

    Un messaggio solo, che resta in testa. Qui il messaggio è: mettiti in lista, se si libera un tavolo è tuo.

    3Quale prova lo rende credibile?

    Invece di scrivere «esperienza autentica», mostriamo la sfoglia tirata a mano alle 17.

    4Cosa mostra di nuovo?

    Ogni uscita racconta un dettaglio che la gente non conosceva. Finora chi trovava pieno andava altrove.

    5Cosa compare per primo?

    Su Instagram, prima di toccare «altro», si vedono solo la foto e le prime righe del testo. Per questo ora la lista d'attesa sta sulla scheda e sul sito.

    Anteprima mandata ai titolari
    osteriadelporticoRavenna
    Mai mostrato: la sfoglia delle 17
    Un piatto di cappelletti al ragù su una tovaglia a quadri
    ♡ ◯ ➤

    osteriadelportico Il sabato è pieno? Mettiti in lista.

    fin qui si vede, poi Instagram mostra «… altro»

    Se un tavolo si libera, ti scriviamo subito. Intanto, la sfoglia per stasera è già tirata.

    ✓ Visto dai titolari · ora lo pubblichiamo noi

    Prima di pubblicare, mandiamo loro ogni post sul telefono esattamente come lo vedranno i loro clienti, con il testo completo. Lo guardano, poi lo pubblichiamo noi. Le foto le fanno i titolari in cucina, con il telefono.

    Il calendario del mese

    Il calendario di ottobre: ogni giorno, cosa pubblichiamo e dove.

    Dal piano nasce il calendario. I titolari lo ricevono a inizio mese e sanno sempre cosa esce, su quale canale e a che ora.

    Ottobre 2026

    Passo 6: l'ultimo giorno del mese mandiamo loro un report in PDF.

    Dentro c'è il lavoro del mese e il confronto con il mese precedente. I cali li scriviamo, come i successi. Usa le pagine a sinistra per sfogliarlo.

    1 / 6
    Report · Osteria del Portico · settembre1 / 6

    Il lavoro fatto a settembre

    1

    prenotazione online sulla scheda e sul sito

    1

    messaggio di conferma automatico

    1

    lista d'attesa sul telefono

    14

    foto nuove della sala

    22

    risposte alle recensioni

    3

    richieste dei titolari, tutte risolte

    Report · Osteria del Portico · settembre2 / 6

    In che posizione compare «del Portico» su Google

    RicercaAgostoSettembreDifferenza
    osteria ravenna6°3°▲ 3
    cappelletti ravenna4°2°▲ 2
    dove mangiare a ravenna17°9°▲ 8
    ristorante centro ravenna prenotarePrima non compariva.–4°nuova
    passatelli ravenna5°3°▲ 2
    Report · Osteria del Portico · settembre3 / 6

    Il mese, confrontato con agosto

    Serate con la sala piena
    616
    Disdette nelle ultime tre ore
    4419
    Telefonate per prenotareSono scese: ora si prenota online.
    410240 ▼
    Tavoli riempiti dalla lista d'attesa
    031
    Barra grigia: agosto. Barra rossa: settembre.
    Report · Osteria del Portico · settembre4 / 6
    Due numeri diversi
    Quante volte l'osteria è stata vista, e quante serate la sala era piena
    VisualizzazioniSerate con la sala piena
    Giorno 1Giorno 10Giorno 20Giorno 30
    Report · Osteria del Portico · settembre5 / 6

    I tre contenuti andati meglio

    Un piatto di passatelli in brodo fumante
    Instagram · Reel12.000 visualizzazioni
    Una caraffa di vino rosso e pane su una tovaglia a quadri
    Google · Post3.400 visualizzazioni
    La sala con le travi di legno e i tavoli apparecchiati prima del servizio
    Instagram · Post4.100 visualizzazioni
    Report · Osteria del Portico · settembre6 / 6
    Il consiglio del mese
    Quando qualcuno prenota per telefono, chiedetegli il cellulare e ditegli che riceverà un messaggio alle 15: così se lo aspetta e risponde.
    Cosa ci serve: le sere chiuse di ottobre.
    A ottobre

    Cosa facciamo

      A ottobre«Il tavolo liberato»: chi è in lista riceve il messaggio appena si libera un posto.

    Passo 7: la pubblicità parte solo dopo il loro ok.

    Prima di accendere la campagna mostriamo loro tutto: quanto spendiamo, dove, per quanti giorni e cosa scriviamo. Parte solo dopo il loro ok. Se poi cambia qualcosa, anche solo la cifra, chiediamo loro di nuovo l'ok.

    Anteprima della campagnaInstagram e Facebook
    ObiettivoRiempire le sere dal martedì al giovedì
    DoveEntro 15 minuti dall'osteria
    QuandoDal 1° al 30 settembre
    Cosa scriviamo«Martedì, passatelli in brodo come li faceva la nonna. Prenota dal telefono.»
    Dove portaAlla prenotazione online
    Quanto spendiamo500 €
    Approvata27 agosto
    Da riapprovarela cifra è cambiata
    Approvatadi nuovo, 29 agosto
    Nella stessa anteprimaPagina 2

    Cosa cambiamo il mese seguente

    Cosa facciamoMostriamo l'annuncio dalle 17 alle 20.
    PerchéÈ quando si decide dove mangiare.
    Cosa serve da loroNiente.
    Cosa facciamoMettiamo il video della sfoglia nell'annuncio.
    PerchéFa venire fame più di una foto.
    Cosa serveNiente.
    Cosa facciamoTogliamo i lidi fuori stagione.
    PerchéA ottobre da lì non viene nessuno.
    Cosa serve da loroUn nuovo ok, perché cambia la zona.
    Mentre è accesaSpesa e persone raggiunte le controlliamo ogni settimana.
    Se qualcosa non vaLa rivediamo e lo scriviamo nero su bianco nel report.
    A fine campagnaGli mandiamo il resoconto e la proposta per il mese dopo.

    Passo 8: annotiamo ogni richiesta e rispondiamo a tutte.

    Chiusure, tavoli grandi, orari nuovi, conferme: annotiamo tutto e scriviamo cosa abbiamo fatto.

    Messaggio · 3 settembre

    «Chiusi il 10 per un matrimonio.»

    ✓Fatto: prenotazioni bloccate quella sera.
    Telefonata · 11 settembre

    «Tavolo grande da 12 solo il sabato.»

    ✓Fatto: regola aggiunta alla prenotazione.
    Novità · 19 settembre

    «Da ottobre la domenica anche a pranzo.»

    ✓Fatto: orari aggiornati.
    Modifica · 26 settembre

    «La conferma alle 14 la domenica.»

    ✓Fatto: orario cambiato.

    I risultati

    Cosa è cambiato in tre mesi, da settembre a novembre.

    Le prenotazioni crescono poco; quello che è cambiato sono i tavoli vuoti: quasi tutti ora si riempiono, grazie alla conferma e alla lista d'attesa.

    21

    serate con la sala piena a novembre

    prima 6
    56

    serate con la sala piena in tre mesi

    da settembre a novembre
    −73%

    disdette nelle ultime tre ore

    da 44 a 12 al mese
    106

    tavoli riempiti dalla lista d'attesa

    da settembre a novembre
    8,57€

    costo di ogni tavolo dagli annunci, a settembre

    600 € per 70 tavoli
    10min

    a settimana, il tempo dei titolari

    le sere chiuse del mese

    Serate con la sala piena, mese per mese

    Le barre grigie sono l'anno prima, quelle rosse quest'anno.

    Anno primaQuest'anno

    Mese per mese

    Agosto è il mese prima di cominciare.

    AgoSetOttNovDifferenza
    Serate con la sala piena616192156 in tre mesi
    Tavoli prenotati dagli annunci–708590245 in tre mesi
    Disdette nelle ultime tre ore44191512−73%
    Tavoli riempiti dalla lista d'attesa0313639106 in tre mesi
    Prenotazioni online–190240270700 in tre mesi
    Spesa in pubblicità–600 €600 €600 €da settembre
    Pubblicità di settembre600 €spesi in 4 settimane
    →
    Arrivati dagli annunci70tavoli
    →
    Costo di ognuno8,57 €per ogni tavolo

    Prenotazioni, disdette e lista d'attesa dal sistema di prenotazione; serate piene dal registro dell'osteria. Sono gli stessi numeri che trovano nei report di fine mese.

    Domande frequenti

    La carta di credito non era più semplice?

    Era stata provata: molti mettevano giù il telefono. La conferma con un tocco non fa scappare nessuno.

    Come lavorano insieme prenotazioni, messaggi e lista d'attesa?

    La prenotazione online prende il cellulare, il messaggio conferma, la lista d'attesa riempie i tavoli liberati.

    Quanto tempo devono dedicarci i titolari?

    Circa 10 minuti a settimana (le sere chiuse del mese), più una ventina di minuti all'inizio per le sei domande.

    Altri casi

    Altri casi, ognuno con la sua difficoltà.

    Altri casi: prenotazioni e richieste →Tutte le aree professionali